Description du poste
Sous la supervision de la direction général et de la direction financière, vos missions seront les suivantes :
1. Gestion administrative
? Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
? Assurer les prises de rendez-vous
?Organiser les déplacements professionnels du Directeur Général
? Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
? Suivre la circulation des parapheurs
? Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
? Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ?.), les
reproduire et les diffuser
? Traiter et diffuser des informations internes et externes
? Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
? Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
? Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
? Prendre en charge des aspects logistiques de la DGS (gestion du stock des fournitures
bureautiques, photocopieur ?)
? Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
? Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la
structure en appliquant les procédures dédiées
? Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
administrative
? Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
? Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
administrative
? Participer à l?organisation d'événements internes
? Suivre certains dossiers (relations avec la Ferme Pédagogique, l?association Clinamen,
?) et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
2. Organisation administrative et logistique
? Gérer l?organisation matérielle et logistique des réunions
? Assurer l?envoi des ordres du jour, les convocations
? Vérifier la régularité des réunions : quorum ?.
? Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes
rendus de réunions et les diffuser (interne, ENT ?), finaliser les rédactions des
procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés
? Suivre le prestataire de prise de notes
Profil du poste
Vous êtes titulaire d?un BAC+2/3 d?Assistante de Direction ou autres filières Administratives, justifiant 03 années d?expériences à un poste similaire dans une entreprise, vous avez une bonne connaissance de la communication en entreprise, du management, une bonne Connaissance de l?outil informatique (Word, Excel, power point, etc.),
Personnalité : Bonne présentation, Bonne moralité, Dynamique, Rigoureuse, Discrète Organisée, ponctuelle et courtois.
contrat CDD d?un an renouvelable.
Dossiers de candidature
Votre dossier de candidature composé d?un CV, devra être envoyé Par mail à [email protected]
