UN.E COORDINATEUR.RICE LOGISTIQUE

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Description du poste

I? CONTEXTE 1. Contexte de la mission Présent en France et dans 80 pays, Médecins du Monde (MdM) est un mouvement international indépendant de militants actifs qui soignent, témoignent et accompagnent le changement social. À partir de nos 388 programmes médicaux innovants et d?un plaidoyer basé sur des faits, nous mettons les personnes exclues et leurs communautés en capacité d?accéder à la santé tout en se battant pour un accès universel aux soins. Cinq axes d?intervention structurent notre action : soutien aux victimes des crises et des conflits, promotion de la santé sexuelle et reproductive (SSR), réduction des risques (RdR), soins aux populations migrantes et déplacées et réduction de l?impact de l'environnement sur la santé. Médecins du Monde a débuté ses actions auprès des populations vulnérables de Côte d?Ivoire en 1986. Après une présence interrompue de 1986 à 2007, MdM a repris ses activités dans le pays suite à la crise post-électorale en avril 2011. Depuis 2012, MdM mène de manière transversale des actions de plaidoyer en faveur du respect du droit à la santé des plus vulnérables. MdM conduit depuis 2014 un projet de Réduction des Risques auprès des Usagers de Drogues (UD) dans la ville d?Abidjan. Ce projet est actuellement dans une phase de mise à l?échelle avec des partenaires de la société civile ivoirienne dans les villes de San Pedro, de Yamoussoukro et de Bouaké. L?association a également mis en ?uvre dans la région sanitaire du Nawa, un projet de prévention et de prise en charge des grossesses non désirées chez les jeunes et les adolescent.e.s entre 2017 et 2020. Ce projet a dû fermer faute de financement mais la mission est actuellement en recherche active de financement pour relancer ces activités. Depuis fin 2020, MdM met également en ?uvre un projet de prévention et de prise en charge des lésions précancéreuses du cancer du col de l?utérus à Abidjan.Nos actions sont menées en collaboration étroite avec les autorités sanitaires afin de soutenir et de renforcer le système de santé ivoirien mais aussi avec la société civile nationale à travers différentes organisations locales qui sont impliquées directement dans la mise en ?uvre de nos activités.
2. Contexte du poste Du fait de l?augmentation du volume des activités sur l?ensemble de la mission, les enjeux du poste reposent sur une gestion optimisée de la logistique et des aspects sécurité sur l?ensemble de la mission en appui et en renforcement des équipes déjà présentes, à Abidjan, San Pedro, Yamoussoukro et Bouaké . II ? LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES Il/Elle :? Travaille sous la supervision de la Coordinatrice Générale. ? Est en lien fonctionnel et technique avec le Réfèrent logistique siège ? Supervise en lien hiérarchique direct ou indirect et en lien fonctionnel les chauffeurs, les chauffeurs-acheteurs, les personnels de ménage, les Logisticiens (Achat- réhabilitation et Base) et le Logisticien Assistant ? Collabore avec les membres de la coordination et des projets (AdminCo, MedCo, FieldCo). Nature et durée du contrat : Contrat à durée déterminée d?un (1) an.
III? RESPONSABILITES Principales responsabilités Il/Elle a pour mission de garantir le support technique et logistique aux missions, la pertinence et la cohérence des programmes logistiques ainsi que l?adéquation des moyens. Il/Elle veille à l?application des politiques ainsi qu?à l?utilisation des techniques, des outils et des équipements les plus appropriés. Le/la Coordinateur/rice Logistique est également en charge de piloter la bonne réalisation de chantiers spécifiques (réhabilitations, maitrise d?ouvrages ?). Tâches :? Coordonner l?ensemble du service logistique et des activités relatives : Gestion d?équipe : ? Encadre, coach et anime l?équipe logistique de la mission dans une approche managériale qui implique le transfert de compétences et l?accompagnement des personnes sur leurs postes. ? Mène les évaluations du personnel logistique de la mission. ? Prend part aux recrutements du personnel sous sa responsabilité, en lien avec le Référent technique du siège. Gestion des achats ? Sur délégation de la Coordinatrice Générale, s?assure que les procédures d?achats sont connues, comprises et respectées par toutes les personnes impliquées dans les achats sur la mission. ? Réalise l?analyse d?environnement achat au niveau national et compile les analyses d?environnement achat effectuées par les logisticiens. ? Supervise la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs sur toute la mission. ? Construit le plan d?achat en lien avec le Coordinateur Admin/Fin, les logisticiens et le Référent logistique du siège.
? Supervise le suivi du plan d?achat en lien avec le service logistique du siège. ? S?assure du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique ainsi que de leurs consommations.
? S?assure de la conformité des appels d?offres conduit par le Logisticien ainsi que des contrats cadres qui nécessitent une validation de la coordination.? S?assure du suivi des achats de la demande, jusqu?à la livraison finale en accord avec les procédures de MdM
? Supervise et appuie techniquement les achats importants et les installations techniques complexes, la sélection des prestataires recrutés pour des travaux logistiques, la fourniture de biens et de services.? Met en place le guide d?importation à l?international (procédure de dédouanement, transport, tarification, transit, info pays?) Gestion des expéditions et livraisons ? Est le garant du respect des procédures douanières en vigueur dans le pays d?intervention.? Assure la capitalisation des informations sur les distances, les prix, les modes et les sociétés de transport.? Travaille à l?optimisation des délais de livraisons.? En lien avec le service logistique du siège, valide les expéditions des frets internationaux sur base des documents d?importations fournis. Gestion de stock ? Est le garant du respect des procédures de stockage des produits médicaux et non médicaux.? Met en place des outils de gestion et de suivi des stocks (stock card, inventaire mensuel, first in first out.) ? Assure la réalisation des inventaires mensuels sur l?ensemble de la mission. ? Forme les équipes logistiques ainsi que les partenaires sur la gestion des stocks.? Consolide et s?assure de la valorisation des donations sur l?ensemble des programmes de la mission.? Propose une réaffectation du matériel restant en fin de programme. Gestion des équipements ? Assure le dimensionnement du parc d?équipements en fonction des activités et en assurant l?homogénéité et la maintenance du parc.? S?assure de la mutualisation des moyens de la mission.? S?assure que tous les équipements sont identifiés et répertoriés dans l?état de parc pour l?ensemble de la mission.? Est responsable de la mise en place d?une stratégie d?entretien et de renouvellement des équipements. Gestion des systèmes de communications et télécommunications ? Dimensionne les moyens de communication sur la mission en fonction des possibilités et contraintes liées au terrain (téléphones cellulaire, internet, ...)
? S?assure du bon fonctionnement et de la bonne utilisation du matériel de communication et du respect des procédures et protocoles de communication. Gestion et suivi du parc informatique ? Assure le dimensionnement du parc informatique en fonction des besoins de la mission ? Assure la mise en place d?une stratégie de sauvegarde et protection des données de la mission.? Assure l?entretien et de la bonne utilisation du parc informatique (dont des actions de renforcement des capacités des équipes).? Met en place une stratégie de renouvellement des équipements informatiques. Gestion du parc motorisé ?Responsable du dimensionnement du parc motorisé (véhicules, motos, générateurs) en fonction des activités et s?assure de son homogénéité.? S?assure de la mise en place d?une bonne mutualisation des véhicules au niveau des bases.? Supervise la planification l?exécution des opérations de maintenance et de réparation des équipements motorisés de la mission ? Définit avec la coordination générale les règles liées aux déplacements des véhicules et de personnes en fonctions des règles de sécurité opérationnelle mises en place sur la mission. ? Analyse les consommations mensuelles liées au parc motorisé et émet des recommandations si nécessaire. ? Met en place une stratégie d?approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables.? Est garant de la bonne gestion administrative des documents liés aux équipements motorisés (log book, contrats, assurances?).? Met en place les outils de gestion et de suivi de parc (Logbook, maintenance, log book fuel follow-up) et s?assure de leur utilisation correcte par les équipes de la mission. Gestion de la sécurité :Sous la responsabilité de la Coordinatrice Générale qui est la responsable de la sécurité sur la mission :? Contribue à la collecte d?informations nécessaires à l?analyse du contexte politique, sécuritaire, socioéconomique du pays.? Applique et fait appliquer strictement le plan de sécurité en fonction des risques identifiés.? Garantit le respect du code de conduite, de l'éthique et des principes humanitaires de l'association par ses pratiques et pour ses équipes.? Supervise la formation de l?équipe logistique et des autres personnels de support (chauffeurs, gardiens et personnel de maison) sur les aspects sécurité puis coordonne la gestion de l?information sécuritaire impliquant les personnels nationaux.? Met à jour, applique et fait appliquer des mesures de sécurité spécifiques et le cas échéant, qu?il propose et fait valider par la Coordinatrice Générale. Gestion des tâches spécifiques ? Est amené à se déplacer sur les sites pour appuyer les équipes de coordination des programmes et en particulier les logisticiens des bases et/ou responsables techniques pour la planification de l?ouverture de nouvelles bases et des travaux de réhabilitation.? En charge de la mise en ?uvre des activités de construction et de réhabilitation.? Peut être mobilisée sur des missions exploratoires (formulation de projet). Participation aux réunions et rapports :? Participe aux rencontres de coordination (bimensuelle pour la coordination, mensuelle sur les programmes?) ? Participe aux différentes réunions de coordination logistique et sécurité inter-ONG. ? Organise des réunions de service avec son équipe. ? Rédige un rapport mensuel logistique (SITREP).
? Rédige les termes de références et les rapports logistiques des missions.? Participe à la rédaction des différents livrables (internes et externes).? Rédige un rapport de fin de mission.
? Appuyer les équipes opérationnelles et administratives sur les aspects logistiques :
Participation à la construction des projets dans ses aspects logistiques : ? Appuie les équipes projet à élaborer des propositions de projet cohérentes dans leur partie logistique ? Aide au chiffrage budgétaire des coûts logistiques et à l?élaboration du planning des achats Renforcement des capacités des équipes MdM sur les procédures logistiques ? Forme et coache les équipes opérationnelles et administratives sur le respect des procédures logistiques ? Facilite la mise en ?uvre des activités opérationnelles grâce à un accompagnement logistique au service des équipes ? Appuie l?équipe logistique à développer une approche de service support aux agents opérationnels. La liste de tâches ne se veut pas exhaustive et d?autres tâches pourront être demandées par le supérieur hiérarchique selon les besoins du programme.

Profil du poste

Formation : ? Technicien BAC+ 3 à 5 ans en Logistique ; Qualifications requises : ? Expérience d?au moins cinq (05) ans à un poste d?encadrement dans le cadre d?une coordination logistique dans une ONG internationale très fortement souhaitée ? Expérience d?au moins 3 ans en management et coordination d?équipe ? Expérience d?au moins 3 ans en formation et accompagnement des équipes ? Expérience dans la supervision de réhabilitations / constructions d?ouvrages ? Maîtrise des procédures d?achats ? Polyvalence et maîtrise des procédures et de l?organisation logistique ? Compétences en planification ? Compétences en gestion de la sécurité ? Permis de conduire obligatoire Langues : ? Français impératif ? Anglais souhaitable Informatique ?Très bonne connaissance de l?informatique et des logiciels usuels utilisés : Word, Excel et Outlook Qualités personnelles requises : ? Réactivité et adaptabilité ? Rigueur et organisation ? Sens pratique ? Patience et diplomatie ? Culture de la performance individuelle et collective ? Sens du service ? Goût pour le suivi et les déplacements terrain ? Capacités d?animation et d?encadrement d?équipe ? Excellente capacité d?analyse des besoins et du contexte sécuritaire ?Respect des règles de sécurité de la mission

Dossiers de candidature

Les personnes intéressées sont invitées à adresser leur dossier de candidature (Un curriculum vitae actualisé avec trois références et une lettre de motivation) à la Coordinatrice Générale de Médecins du Monde et envoyé par E-mail à l?adresse suivante :[email protected] ou déposé sous pli fermé au bureau de Médecins du Monde sis à Abidjan Cocody - II Plateaux St Jacques au plus tard le 02 juin 2021 à 17 heures 00. Merci d?indiquer en objet de votre e-mail uniquement la mention "COORDINATEUR/RICE LOGISTIQUE MDM" Médecins Du Monde se réserve la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures, en raison de l?urgence du besoin.
Médecins du Monde ne fait pas payer, à aucune étape de ces recrutements, un quelconque montant aux candidats. Merci de signaler toutes sollicitations de compensation financière aux autorités compétentes. Médecins du Monde pratique l?égalité des chances et encourage les candidatures de personnes qualifiées sans discrimination. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.