CHARGÉ(E) DES SUBVENTIONS ET SUIVI-DOCUMENTATION

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EQUAL ACCESS INTERNATIONAL

recrute

CHARGÉ(E) DES SUBVENTIONS ET SUIVI-DOCUMENTATION

 

Description du poste

Titre du poste : Chargé(e) des Subventions et Suivi-Documentation
Sous la supervision de : Chef de Projet Adjoint
Lieu d'affectation : Abidjan, Côte d'Ivoire, avec déplacements occasionnels sur le terrain
Nom du projet : Résilience pour la paix (R4P)

Equal Access International (EAI) - une organisation non gouvernementale (ONG) dont le siège est à Washington, D.C. - s'associe à des communautés du monde entier pour co-créer des solutions durables utilisant l'engagement communautaire, les médias et technologies participatifs. Grâce au financement de bilatéraux, multilatéraux, de fondations et de donateurs individuels, EAI a un bilan de 20 ans de réalisations dans la mise en œuvre de projets de changement social et travaille actuellement en Afghanistan, au Burkina Faso, au Cameroun, en Côte d'Ivoire, au Tchad, au Kenya, au Mali, au Népal, au Niger, au Nigéria et aux Philippines.
APERÇU DU PROJET
Résilience pour la Paix (RPP) est une initiative quinquennale financée par l'USAID et mise en œuvre par EAI pour renforcer la résilience communautaire et l'apprentissage, en particulier des femmes et des jeunes, afin de contrer et prévenir l'extrémisme violent dans les régions frontalières du nord de la Côte d'Ivoire. En partenariat avec – le Centre National de Recherche d'Opinion (NORC), Indigo-Côte d'Ivoire et l’Université de Bouaké - le projet favorisera un « écosystème contre l’extrémisme violent » en renforçant les structures de résilience communautaire et en créant des opportunités d'autonomisation civique et économique pour les communautés frontalières à risque, grâce à l’amélioration de la gestion des ressources naturelles et de la prestation et réactivité des services gouvernementaux. D’autres activités permettront d’éduquer les citoyens et de favoriser les réseaux de dialogue et les rencontres publiques pour renforcer la confiance de l’ensemble de la communauté, d’accroître les récits positifs, de générer des connaissances et un apprentissage parmi les communautés locales sur les concepts de lutte contre l’extrémisme violent, tandis que l’autonomisation économique et les approches positives de développement des jeunes amélioreront leur employabilité.
APERÇU DU POSTE
Dans le cadre de la mise en œuvre de projet ‘Résilience pour la Paix’ (RPP) en Côte d’Ivoire, Equal Access International recherche un(e) Chargé(e) des Subventions et Suivi-Documentation (SSD) basé(e) à Abidjan. Sa première ligne de responsabilités consistera à soutenir la conception des demandes de subventions, des lignes directrices et des règlements pour le mécanisme de petites subventions / sous-subventions. Il / elle administrera les subventions et les processus d'approvisionnement liés à la gestion des sous-subventions. Il / elle s'assurera que les sous-récipiendaires appliquent les politiques et procédures de l'USAID. La deuxième ligne de responsabilités se concentrera davantage sur le suivi et la documentation de toutes les étapes (planification, la mise en œuvre et la clôture) de la mise en œuvre des activités du projet en collaboration avec les équipes de programme et de suivi et d'évaluation et sous la supervision du Chef de Projet Adjoint.
RESPONSABILITES
Gestion des subventions
• Analyser les soumissions de subventions pour évaluer la solidité technique et budgétaire ainsi que leur conformité avec les réglementations des bailleurs de fonds, en recommandant des actions d'attribution à l'équipe du contrat
• Coordonner la délivrance des attributions et tenir à jour la documentation des contrats grâce au développement et à l'entretien d'une base de données sur les petites subventions
• Préparer les rapports, études et analyses programmés et spéciaux concernant le programme de petites subventions
• Surveiller et rendre compte des problèmes de mise en œuvre et de performance des sous-attributions de programme en coordination avec le programme, le S&E et la sécurité
• Assurer la gestion des informations liées aux subventions en supervisant la maintenance régulière des calendriers de rapportage et la mise à jour de la documentation et des outils internes d'EAI
• Identifier de manière proactive les risques de conformité dans tout le portefeuille et conseiller les programmes, les opérations, les finances et la direction sur les actions nécessaires
• Aider les responsables techniques du programme et le personnel des opérations à comprendre les rapports et autres exigences de conformité
• Développer et maintenir un système de gestion de projet pour suivre les progrès, fournir une rétroaction régulière et assurer l'achèvement en temps opportun des livrables du projet
• Développer ou adapter les formulaires, les manuels, les modèles, le matériel et les ressources à utiliser pour la formulation, la négociation, l'exécution, le suivi et la clôture des subventions conformément aux règlements de l'USAID
• Administrer les subventions selon les critères et les directives définis par l'USAID
• Aider les sous-bénéficiaires à élaborer des plans de travail, à surveiller les progrès, à suivre les dépenses, à préparer des rapports et à faciliter le respect par les bénéficiaires des conditions de leurs accords. Travailler en étroite collaboration avec l'équipe de S&E pour assurer l'exactitude des résultats
Mise en œuvre de l'activité
• Jouer un rôle d'interface entre les équipes du programme, du S&E et des finances, en assurant un partage d'informations, une mobilisation et une coordination opportuns et efficaces
• Encourager et assurer la cohérence globale, la coordination, le suivi et la communication sur les plans de travail respectifs des Responsables de projet, en favorisant un esprit de collaboration et une utilisation précise des ressources humaines et financières
• Superviser le processus de mise en œuvre des activités et le respect des règles et procédures internes, depuis le développement et la soumission des demandes d'activités, la budgétisation, la mise en œuvre des activités, le reporting et le classement
• Concevoir et fournir une formation continue, un mentorat et un soutien à l'équipe du programme RPP afin d'assurer une mise en œuvre efficace et opportune des activités et le partage d'informations entre les équipes de projet
• Fournir un soutien technique supplémentaire au besoin pendant la planification du projet, y compris la demande d'activité et l'élaboration et l'examen du plan de travail, le développement du suivi et du contrôle de la mise en œuvre des activités spécifiques au projet
• Exécuter d'autres tâches assignées

Profil du poste

EXPERIENCE ET COMPETENCES
• Au moins deux (2) ans d’expérience dans la gestion de sous-subventions, de préférence en Côte d’Ivoire ; minimum de trois ans de travail dans le développement international souhaitée
• Compréhension du cycle de vie complet d'une sous-subvention et des différents mécanismes de sous-subvention
• Connaissance approfondie des politiques et procédures de l'USAID en matière de subventions
• Une expérience de la surveillance et / ou de la coordination des activités serait hautement préférée
• Compréhension approfondie du cycle de mise en œuvre des activités
• Capacité d’analyser les lignes budgétaires pour vérifier leur conformité avec les directives budgétaires
• La maîtrise du français écrit et parlé est requise ; un niveau avancé en anglais serait fortement préféré
• Maîtrise des logiciels MS Office (Excel, Word, PowerPoint)
• Multitâche, capacité à penser de manière innovante et à introduire de nouveaux concepts
• Pensée critique et organisé
• Excellentes compétences interpersonnelles, sensibilité culturelle

Dossiers de candidature

EAI est un employeur garantissant l'égalité des chances. EAI accueille et soutient un environnement de travail diversifié et inclusif. À ce titre, notre engagement est de promouvoir l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous les employés et candidats à la recherche d'un emploi. De plus, le harcèlement ou la discrimination basé sur ces caractéristiques ne seront pas tolérés à l'EAI.

Comment postuler ?
Les candidat(e)s qualifié(e)s sont invité(e)s à soumettre leur candidature à [email protected] au plus tard le 31 mars 2021.
« Chargé SSD » doit être inclus dans la ligne d'objet de l'e-mail de candidature pour être pris en compte. La demande doit inclure : un curriculum vitae complet et une lettre de motivation.