QUATRE (04) ASSISTANT ADMINISTRATIF

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JHPIEGO

RECRUTE,

QUATRE (04) ASSISTANT ADMINISTRATIF

 

Jhpiego est une ONG internationale de santé publique à but non lucratif, affiliée à l'Université Johns Hopkins de Baltimore aux Etats-Unis, qui travaille à améliorer la santé des femmes et des familles à travers le monde.

 

Jhpiego recherche  quatre (04) Assistant Administratif pour soutenir le projet Momentum Country and Global Learning (MCGL) financé par l'USAID en Côte d'Ivoire. Le projet MCGL de l'USAID est un programme mondial qui vise à aider le gouvernement de Côte d'Ivoire à fournir efficacement des services essentiels de qualité en matière de santé maternelle, néonatale et infantile ainsi que de planification familiale en Côte d’Ivoire.

L'assistant administratif apportera son soutien à la mise en œuvre des systèmes administratifs de l'organisation. Il ou elle examinera, fera les recommandations nécessaires et mettra en œuvre les politiques et procédures à l'appui du fonctionnement général de l'organisation et de ses activités connexes.

Intitule du poste  : Assistant Administratif

Nombre de poste  : 04

Lieu d’affectation : Abidjan et Intérieur du Pays

Superviseur hiérarchique :  Conseiller Clinique/Chef de Bureau

ROLES ET RESPONSABILITES PRINCIPALES

  • Assister le Conseiller Clinique/Chef de Bureau dans le classement et l’archivage des dossiers administratifs ;
  • Préparer et saisir les courriers administratifs ;
  • Prendre des notes et rédiger les comptes rendus de réunions ;
  • Répondre aux appels téléphoniques et prendre les rendez-vous du Conseiller Clinique/Chef de Bureau ;
  • Faciliter les missions du personnel, des consultants et autres partenaires de Jhpiego dans l’élaboration des documents de voyage et la mise à disposition des moyens logistiques ;
  • S’assurer que le personnel dispose des équipements et fournitures nécessaires au fonctionnement du bureau ;
  • Veiller à la gestion et la maintenance du parc autos; 
  • S’assurer de l’entretien régulier du bureau et superviser les agents commis à cet effet ;
  • Faire les inventaires périodiques des immobilisations et gérer les fournitures du bureau ;
  • S'assurer que tous les achats sont conformes aux politiques d'achat de Jhpiego et des donateurs.
  • S'assurer que la documentation pour l'achat de tous les biens et services est complète et disponible pour une piste d'audit sans faille.
  • S'assurer que les processus administratifs du Sous-Bureau fonctionnent bien pour soutenir une mise en œuvre efficace et efficiente du projet.
  • S'assurer que toutes les expéditions reçues par le sous-Bureau sont correctement enregistrées dans le registre d'inventaire dans les 48 heures suivant la réception des marchandises, et s'assurer également que le personnel du projet et le Conseiller Clinique/Chef de Bureau sont informés de l'arrivée de chaque expédition.

 

EXPERIENCES, QUALIFICATIONS ET APTITUDES REQUISES  

  • BAC + 2 en secrétariat bureautique, en gestion de l’administration ou équivalent ;
  • Expérience professionnelle d’au moins 3 ans avec une pratique avérée dans l'administration de projets ;
  • Forte capacité à travailler et à communiquer au sein d'une équipe ;
  • Compétences informatiques, y compris une compétence avérée dans Microsoft Office (Excel, Word et PowerPoint) ;
  • Bonne capacité rédactionnelle en Français
  • Justifier d’un niveau acceptable de communication orale et écrite en anglais
  • Capacité démontrée à faire preuve de confidentialité et de professionnalisme.

 

C OMMENT POSTULER ?

 

Envoyez votre CV détaillé et votre lettre de motivation adressée au Directeur Pays de Jhpiego dans un unique document (Word ou PDF) par mail à l'adresse suivant : [email protected] au plus tard le 14 décembre 2021 à 17 heures.

 

Veuillez indiquer la référence ci-après dans l'objet de votre mail : OE45/Jhpiego-CI/2021

 

Pour plus d’informations, contacter le département des Ressources Humaines au 27 22 42 67 85.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

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