UN(E) ASSISTANT(E) SENIOR LOGISTIQUE ET ACHATS

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OIM

recrute

UN(E) ASSISTANT(E) SENIOR LOGISTIQUE ET ACHATS

 

Titre du poste : Un(e) Assistant(e) Senior Logistique et Achats

Lieu d’affectation : Abidjan

Classification : General Service Staff, Grade G6

Type d’affectation: Affectation spéciale de courte durée (06 mois avec possibilité de renouvellement)

Sous l’autorité directe du :  Chargée de la logistique et des Achats

Sous la supervision générale : Chargé de la Responsabilité et de la Planification

Date de prise de fonction : Dès que possible

 

Dans le cadre de ses activités en Côte d’Ivoire, l’Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) en Côte d’Ivoire cherche un(e) Assistant(e) Senior Logistique et Achats, basé(e) à Abidjan.

Sous la supervision directe de la chargée de la logistique et des Achats, et la supervision générale du chargé de la responsabilité et de la planification, le titulaire sera responsable de l'exécution et de la coordination des fonctions d'achat et de logistique conformément aux règlements, règles et procédures de l'OIM

 

Attributions et Responsabilités :

La personne retenue devra assumer les tâches spécifiques suivantes : 1. Aider à la planification, la mise en œuvre, le contrôle et le suivi des aspects liés aux achats et aux besoins logistiques de l'OIM Côte d'Ivoire, y compris : organiser et maintenir les systèmes / procédures d'achat, de fourniture et de passation de marchés de biens / travaux / services, de documentation, d'équipement mise à niveau, gestion des actifs, 2. Assurer la liaison avec le responsable de la responsabilité et de la planification (APO) concernant les demandes et les exigences en matière d'approvisionnement et de service, afin de consolider les exigences globales en matière d'approvisionnement de la mission et d'optimiser le pouvoir d'achat. Participer à la planification des actions d'approvisionnement et à l'analyse des demandes d'approvisionnement. 3. S'assurer que les documents soumis à l'Unité des achats comme les demandes d'achat, les bons de commande, les factures et pièces justificatives sont parfaitement renseignés ; et comportent les signatures et lignes budgétaires nécessaires. S'assurer que l'autorisation financière est reçue des gestionnaires de programme, de l'APO, du CoM et du GPSU / MAC conformément au seuil d'autorisation d'achat, en s'assurant avec l'Unité des finances que les fonds appropriés sont disponibles pour chaque achat. 4. Identifier les prestataires de services et participer à l’évaluation des fournisseurs par rapport à la performance, la fiabilité, la qualité, le prix et la livraison dans le respect des meilleurs intérêts de l’organisation, et des exigences des donateurs. Solliciter et analyser les offres pour la conformité aux exigences spécifiées, sélectionner les fournisseurs en tenant compte lors de la conduite d'un processus d'appel d'offres, des cours des devises la valeur de l'argent, de la qualité, de la compatibilité, du mode de paiement, de la garantie, des services après-vente et du profil de l'entreprise. 5. S’Assurer d'obtenir un délai de livraison approprié qui respecte le calendrier de mise en œuvre des projets et le suivi de l'état des commandes d'achat et tenir les clients au courant de l'heure de livraison estimée ou de tout changement qui pourrait affecter ou modifier les conditions de livraison prédéterminées.

conformes aux termes et spécifications du bon de commande respectif et s'assurer d'obtenir la bonne gestion des actifs : vérification dans PRISM, comptage physique, étiquetage des actifs, modification du formulaire de cession d'actifs, mettre à jour tous les mouvements d'informations et contrôler les ressources de la mission, y compris les bureaux sous-régionaux établis dans le pays. 7. En coordination avec l'OLP, veiller à ce que le Département du LEG à Genève ait examiné et approuvé les accords / contrats avant la signature, en veillant à la bonne gestion des documents à soumettre, avec les conditions appropriées et les informations appropriées en fonction des documents reçus. 8. S'assurer que les « bons de réception de marchandises » sont reconnus par le demandeur lorsque les services / travaux sont rendus, et / ou que les marchandises sont reçues et effectuer le MIGO dans PRISM et examiner les factures des fournisseurs et vérifier la conformité avec les bons de commande / les contrats et les marchandises / travaux / services reçus. 9. Vérifier les pièces justificatives des demandes de paiement qui seront soumises à l'unité des finances. Faites un suivi avec l’unité des finances pour vous assurer que les comptes des fournisseurs sont réglés à temps. 10. Surveiller les fournisseurs pour la conformité aux accords contractuels. 11. Faire des recommandations sur les améliorations ou les changements de procédure et former le personnel de l'unité aux procédures pertinentes de passation des marchés, faciliter et organiser les méthodes de travail conformément aux politiques et procédures de l'OIM. 12. Guider, former et assurer la réalisation en temps opportun du SES de tout le personnel sous sa supervision. 13. Accomplir toute autre tâche qui pourrait être assignée.

 

Qualifications requises et Expérience :

Education • Diplôme universitaire en administration des affaires, gestion, logistique, achats ou dans un domaine connexe d'une institution académique accréditée avec quatre ans d'expérience professionnelle pertinente, Ou Diplôme d'études secondaires d'une institution académique accréditée, avec six années d'expérience professionnelle pertinente ; Microsoft Teams • Formation certifiée sur la gestion de la chaîne d'approvisionnement, serait un avantage.

 

Expérience

• Expérience de préférence dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement, dont un an à l'OIM ou dans tout système des Nations Unies ou dans toute organisation internationale sera un avantage ; • Expérience de la passation des marchés dans les processus internationaux et / ou gouvernementaux ; • Excellente maîtrise du système SAP, des applications MS Office telles que Word et spécialement d’Excel ; • Connaissance d'autres applications telles que Power Point et Visio un avantage.

 

Langues Requise : Français et anglais courant

 

Compétences requises :

Valeurs - Inclusion et respect de la diversité : respecte et encourage les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion dès que possible. - Intégrité et transparence : respecte des normes éthiques hautes et agit conformément aux principes/règles et aux normes de conduite de l’Organisation. - Professionnalisme : fait preuve de capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens

 

Compétences de base

• Travail en équipe : développe et encourage une collaboration efficace au sein et entre les départements pour atteindre les objectifs communs et optimiser les résultats. • Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité rapidement ; agit pour et s’engage à atteindre les résultats convenus. • Gestion et partage du savoir : cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover. • Responsabilité : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation, et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées. • Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

 

Compétences Managériales

• Leadership : donne un sens clair de l’orientation, donne l’exemple et démontre la capacité de réaliser la vision de l’organisation ; aide les autres à réaliser et à développer leur potentiel. • Autonomiser les autres et renforcer la confiance : crée une atmosphère de confiance et un environnement propice où le personnel peut apporter le meilleur de lui-même et développer son potentiel. • Réflexion et vision stratégiques : travaille stratégiquement pour réaliser les objectifs de l’Organisation et communique une orientation stratégique claire.

 

Autres : L’embauche sera soumise à une certification que le candidat est apte pour l’emploi envisagé et à la vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant. Seuls les candidats résidant soit dans le pays du lieu d'affectation, soit dans un pays voisin situé à proximité du lieu d'affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d'affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.

 

Comment postuler : Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature par message électronique à l’adresse [email protected]   en mentionnant la référence du poste en objet : SVN-CI 06- 2021 .

Les candidatures doivent comporter un CV détaillé et une lettre de motivation dans un fichier unique.

La date limite de réception des candidatures est fixée au 8-avr.-21 Seul(es) les candidat(es) présélectionné(es) seront contacté(es).