UN (E) OFFICER ADMINISTRATION

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INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE (IRC)

RECRUTE

UN (E) OFFICER ADMINISTRATION

 

Position : Un (e) Officer Administration

Localisation : Abidjan

Type de Recrutement : National

Type et Durée de contrat : CDD de 06 mois renouvelable

Date limite de dépôt des candidatures : 16 septembre 2021

 

À propos d’IRC

International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non sectaire et qui apporte une assistance aux personnes déplacées, aux réfugiés et aux personnes victimes de conflits et d’oppression. Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine. Le personnel d’IRC doit adhérer aux valeurs et principes contenu dans l’IRC WAY (Standards pour la conduite professionnelle). Il s’agit de l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’Egalité. Conformément à ces valeurs, IRC met en œuvre et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles et la lutte contre la traite des personnes. IRC est un employeur soucieux de l’égalité des sexes.

 

GENERALITES DU POSTE

Sous la supervision de l’Assistant Manager Administration, l’Officier contribuera à la bonne gestion des activités administratives, logistiques, ressources humaines et financières liées aux équipes régionales basées dans le programme pays de la Côte d’Ivoire.

A ce titre, il /elle est chargé(e) de

 

Tâches et Responsabilités

• Assurer le traitement des factures diverses des agents régionaux de IRC • Gérer leurs voyages et missions à l’extérieur • Gérer leurs abonnements de communication • Gestion de leur agenda • Participer à l’organisation des activités récréatives et non récréatives qu’ils auront à effectuer au cours de leurs missions en Côte d’Ivoire • Gérer et s’assurer de leur approvisionnement en fournitures diverses du bureau. • Assurer le traitement de leurs dossiers au niveau des Affaires étrangères • Gérer les documents administratifs, ressources humaines et financiers • Gérer les relations des expatriés et des régionaux avec la région et le siège.

 

ACTIVITES

Assurer le secrétariat des agents régionaux

- Participer à la gestion des salles de réunion Akwaba et Einstein

- Rédiger les courriers administratifs

Gérer les factures diverses du personnel régional

- Assurer le paiement et le respect des échéances des factures diverses (eaux, électricité, assurance,) liées aux staffs régionaux ; - Assurer le paiement dans le délai des frais d’écolage des enfants des staffs régionaux - Assurer le paiement des factures des loyers du personnel expatrié dans le respect des échéances de paiements. - Assurer le suivi des contrats de loyers

- Effectuer le traitement et le paiement des factures de communication (données et voix) - Tenir à jour le tableau de suivi de leurs factures - Assurer le classement et l’archivage des factures des prestataires qu’ils reçoivent. - Faire la mise à jour mensuelle du fichier de suivi des factures

Participer à la gestion des voyages et missions à l’extérieur

- Effectuer les demandes de permis de travail et de visas pour les missions, les réservations de vols (nationaux et internationaux) ; cela selon les nouvelles dispositions de l’organisation - Assurer les réservations de chambres et de billets d’avion pour les agents - Assurer le règlement des factures d’hébergement et des billets d’avions - Communiquer les informations utiles pour le bon déroulement des voyages - S’assurer de la mise à disposition des visiteurs, du kit d’arrivé et des moyens de communication.

 

Gérer l’approvisionnement en diverses fournitures de bureau

Assurer le traitement de leurs dossiers au niveau des Affaires étrangères

- Être l’interlocuteur direct des agents de la région auprès du ministère des Affaires Etrangères (MAE) - Assurer le traitement de toutes leurs exonérations - Gérer l’ensemble de leur dossier au MAE et dans d’autres ministère, Organisme, etc…

 

Gérer les documents administratifs, ressources humaines et financiers

- Organiser les orientations avec les ressources humaines du programme pays et de la région - Apporter un soutien pour la gestion des contrats, des renouvèlements et des ruptures - Gérer les avantages, l’assurance et les pensions avec le siège ou la région - Gérer les avances, les primes, augmentation au mérite et tout autre avantage en lien avec les salaires - S’assurer de la disponibilité des identifiant et des accès au bureau - Avec le département ICT, fournir le matériel informatique, l’accès au réseau, aux équipements du bureau et une assistance technique - Tenir les balances de congés, les absences et permissions - Communiquer sur les risques sécuritaires.

 

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES

• BAC+2/3 en Administration, Droit, Finance ou en Management des organisations ; • Expérience de travail d’au moins trois ans à un poste similaire avec les organisations internationales non-gouvernementales ; • Expérience en gestion d’équipe.

 

COMPÉTENCES

• Bonnes connaissances du protocole administratif ; • Maitrise de l’outil informatique et des logiciels bureautiques (Word ; Excel, Powerpoint, Outlook) • Maîtrise des techniques rédactionnelles et de langue française et anglaise ; • Excellentes capacités en communication • Excellentes qualités relationnelles. • Capacités de synthèse ; • Faire preuve de discrétion professionnelle et de réactivité ; • Bonne capacité d’organisation et de gestion des priorités ;

 

RESPECT DU CODE DE DEONTOLOGIE DE L’IRC

S’engage à respecter le code de déontologie de l’IRC (IRC Way) S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ce code dans son cadre de travail Etre disponible pour effectuer toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC

 

Dossier de candidature

Un dossier mentionnant le titre du poste à pourvoir et comprenant : • Un CV (y préciser au moins 3 références professionnelles récentes) ; • Une Lettre de motivation adressée à la Directrice Nationale de IRC CI ;

 

Dépôt des candidatures uniquement par voie électronique à l’adresse suivante : [email protected], avec en objet la mention le titre du poste.

SEULS LES CANDIDAT(E) S PRESELECTIONNE(E) S SERONT CONTACTE(E) S