ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

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Description du poste

1. RAPPEL DU CONTEXTE
Dans le cadre du projet d?appui à la conservation de la biodiversité dans le complexe de Tai Grebo Sapo (TGS Taï) et du projet de Protection de la Biodiversité du Parc national de la Comoé Phase II (PNC), financés par la KfW, le bureau d?études AHT GROUP Côte d?Ivoire recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ive) caissier(e) pour son bureau d?Abidjan.
2. INTITULE DE LA FONCTION
Assistant(e) administratif(ve)/ Caissier(e)
3. LIEU DE TRAVAIL
Basé dans les bureaux d?AHT (projets TGS et PNC) à Abidjan
4. POSITIONNEMENT DANS L?ORGANIGRAMME
Rapporte au :
- Responsable Administratif PNC pour la logistique, les achats et la caisse du projet PNC ainsi que la logistique des bureaux d?AHT Abidjan.
- Responsable Administratif TGS pour la logistique et les achats / caisse du projet TGS.
5. BUT DE LA FONCTION
L?Assistant(e) administratif(ve) / caissier(e) aura pour mission d?assurer le bon fonctionnement de la logistique et de la caisse de chaque projet (PNC et TGS).
A ce titre il/elle accomplira des tâches liées à la logistique des deux projets au niveau d?Abidjan en collaboration avec l?Administrateur du projet PNC et l?Administrateur du projet TGS. Il/ elle sera chargé(e) de la tenue des caisses en collaboration avec l?équipe comptable.
L?Assistant(e) administratif(ve) / Caissier (e) effectuera les tâches et activités suivantes :

Appui logistique des missions (Tai, Comoé et depuis l?extérieur du Pays) :
? Assurer l?organisation logistique lors des missions internes et externes.

Appui logistique dans la gestion des véhicules AHT :
? Assurer la coordination des déplacements des chauffeurs en poste à Abidjan ;
? Superviser l?organisation du transport lors des missions ;
? Assurer le suivi et la bonne qualité des révisions des véhicules ;
? Assurer le suivi des logbook et les transmettre aux administrateurs des deux projets à la fin de chaque mois et renouveler le logbook pour le mois suivant ;
? Vérifier/contrôler les consommations et recharges de carburant.



Appui logistique des bureaux :
? Etablir l?inventaire des consommables chaque mois et le soumettre à l?Administrateur PNC (en charge des services communs) ;
? Etablir l?inventaire des biens des projets ;
? Vérifier l?état des bureaux et proposer, lorsque nécessaire, les réparations nécessaires (robinetterie, serrurerie, entretien?).

Achats au profit des deux projets à Abidjan :
? Demander les devis auprès des fournisseurs et les soumettre à l?Administrateur PNC (en charge des services communs) pour avis ;
? Préparer les bons de commande dès validation des devis par l?Administrateur PNC (en charge des services communs).

Appui à la comptabilité :
? Saisir les dépenses dans le système de trésorerie selon la procédure interne d?AHT (journal de caisse) ;
? Transmettre régulièrement les justificatifs et autres documents comptables au Responsable Administratif et Financier de chaque projet dans les délais ;
? Transmettre les confirmations de soldes et les PV de caisse au Responsable Administratif et Financier de chaque projet à chaque fin de mois ;
? Gérer les caisses (assurer l?encaissement / le décaissement / la sécurité des caisses suivant les procédures internes) ;
? Tenir le livre de caisse / fichier trésorerie et effectuer les demandes de réapprovisionnement ;
? Vérifier/contrôler les factures avant la mise en paiement.

Secrétariat :
? Assurer la gestion des courriers entrants et sortants ainsi que leur archivage ;
? Gestion des appels entrants / sortants / agendas.

Toute autre tâche en rapport avec sa fonction que lui confie les supérieurs hiérarchiques.
6. COMMUNICATION
Contacts internes :
Travaille en collaboration avec le Responsable Administratif du projet TGS et le Responsable administratif du PNC ainsi qu?avec les Chefs de projet respectifs.

Contacts externes :
A des contacts avec les partenaires du programme et les fournisseurs, les prestataires de services dans le cadre des activités ainsi qu?avec le siège d?AHT en Allemagne si besoin.

Profil du poste

FORMATION ET/OU EXPERIENCE - OBLIGATOIRE OU SOUHAITEE
? Niveau BTS ou DUT assistance administrative ou équivalent.
? Avoir au moins 5 ans d?expérience dans un poste similaire.
? Expérience dans le suivi de procédures de gestion logistique et gestion des stocks.
? Des expériences à un poste similaire dans des projets financés par la Banque KFW serait un atout.

Conditions d?embauche :

- Contrat à durée déterminée de 2 ans soumis à une période d?essai de 45 jours ; le contrat pourra être reconduit sur une période de 20 mois supplémentaire.
- Salaire brut (avec charges patronales) entre 350 000 fcfa/ mois et 475 000 fcfa/ mois selon expérience.

Dossiers de candidature

Constitution du dépôt du dossier de candidature
Dû au grand nombre de candidatures, la documentation non conforme ou incomplète sera automatiquement rejetée.

Les candidat(e)s intéressé(e)s devront soumettre un dossier de candidature en langue française comprenant :

(i) une lettre de motivation adressée au Chef d?Equipe du Projet PNC : le nom du fichier doit impérativement être LM-NOMPRENOM ([email protected]) (la candidature sera rejetée en cas de non-respect de ladite consigne) ;
(ii) un curriculum vitae détaillé comportant des informations démontrant qu?il/elle dispose des qualifications et expériences pertinentes pour la mission, avec mention de trois références professionnelles : le nom du fichier doit impérativement être CV-NOMPRENOM (la candidature sera rejetée en cas de non-respect de ladite consigne) ;
(iii) Copie des diplômes ;
(iv) Copie des attestations de travail.