ASSISTANT ADMINISTRATION ET MOYEN GENERAUX – GRADE B

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recrute

ASSISTANT ADMINISTRATION ET MOYEN GENERAUX – GRADE B

 

Description du poste

ASSISTANT ADMINISTRATION ET MOYEN GENERAUX – Grade B

? Direction : Direction Exécutive Finance, Passation des Marchés et Administration
? Localisation : Bouaké
? Lien Hiérarchique : Manager Administration


MISSIONS PRINCIPALES

Sous la responsabilité du Manager Administration, l’Assistant administration et moyens généraux basé au sein du bureau de Bouaké de MCA Côte d’Ivoire aura les missions principales suivantes :
• Être le relais du Manager Administration pour la gestion administrative du bureau de MCA Côte d’Ivoire de Bouaké
• Assurer la gestion des services d’administration générale, de logistique et moyens généraux des bureaux de MCA Côte d’Ivoire à Bouaké afin de garantir la qualité et la rapidité des prestations de services.
• Apporter un support administratif aux équipes de projets, à la mission résidente du MCC, aux consultants, prestataires, entités de mise en œuvre et toute autre personne collaborant avec le MCA Côte d’Ivoire
• Superviser le ou la réceptionniste du bureau de Bouaké

RESPONSABILITÉS
Gestion administrative
• Assurer la gestion du bureau conformément aux procédures et règlements de MCA Côte d’Ivoire, notamment veiller à l’entretien du bureau et au suivi des prestataires affectés au bureau tels que les agents de ménage de sécurité etc.
• S’assurer que les prestations sont réalisées conformément aux contrats
• S’assurer du maintenir de la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l’accès via la réception (journal de bord du moniteur, émission de badges visiteurs)
• Assurer La gestion des équipements et du stock de matériel de bureau selon les besoins
• Se mettre en relation avec les autorités locales, en cas de besoin, et en liaison avec la Direction du projet Compétences
• Assurer le suivi des travaux de réhabilitation du bureau
• Réaliser des travaux de secrétariat, notamment rédiger des courriers, saisir des documents variés, établir des comptes-rendus, recevoir, trier et distribuer les courriers au quotidien, gérer les appels etc.
• Assurer le relais de l’information de la Direction Administrative ou la Direction Générale au sein du bureau de Bouaké
• Assurer l’archivage des dossiers relatifs à la gestion du bureau de Bouaké
• Assurer le suivi des dépenses administratives du bureau
Gestion de la logistique
• Organiser la logistique des déplacements et missions dans les villages de construction des collèges de proximité du projet Compétences
• Organiser les rencontres avec les parties prenantes dans la région de Gbêkê
• Organiser les ateliers et séminaires pour le bon déroulement des activités du projet Compétences et des Directions : planification en lien avec les Directions, réservation des salles et préparation des prestations afférentes (service traiteur, matériel informatique, etc.)
Gestion des actifs
• Tenir un inventaire des équipements et matériels du bureau acquis dans le cadre du projet
• Maintenir la coordination entre les équipes de travail en documentant et en communiquant les actions, les irrégularités et les besoins
• Réaliser des tâches complémentaires selon les instructions du Manager Administration
• Faire un reporting périodique au Manager Administration sur le déroulement des activités et éventuels points d’attention.

Profil du poste

PROFIL DU CANDIDAT
Éducation, Expérience, Compétences
• Avoir un niveau minimum de Bac+3/4 en gestion administrative, assistanat / secrétariat, logistique, ou toutes autres disciplines pertinentes
• Justifier d’au moins trois (3) années d’expérience en matière de gestion administrative
• Avoir une expérience dans les programmes de développement, en Afrique notamment en Côte d’Ivoire est un atout
• Avoir une expérience en gestion de contrat, de projets / programmes est vivement souhaité
• Avoir déjà participé à une création de structure, une ouverture de bureau dans un environnement exigeant est vivement souhaitée

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES ET INFORMATIQUES
• Maitrise parfaite du français oral et écrit
• Bonne compétence en communication écrite et verbale en anglais
• Bonne connaissance de MS Office (Word, Excel, Power Point)

APTITUDES PRINCIPALES REQUISES
• Excellentes compétences organisationnelles
• Capacité à gérer une multitude de tâches et à les prioriser
• Capacité à travailler en autonomie, à gérer son temps et à être flexible
• Capacité à rendre compte de manière claire et synthétique
• Attitude du service à la clientèle
• Capacité à travailler sous pression et à gérer le stress
• Sens de l’anticipation
• Rigueur et disponibilité dans la relation avec les prestataires et invités du MCA-CI
• Capacité à être ingénieux et proactif lorsque des problèmes surviennent
• Maîtrise de l’outil téléphonique
• Attitude professionnelle et bonne apparence vestimentaire

Dossiers de candidature

DOSSIERS DE CANDIDATURE
Pour faire acte de candidature, veuillez adresser par email avant le 09 Octobre 2020 à 18h00, votre dossier de candidature à l’adresse [email protected] . Préciser en objet l’intitulé du poste pour lequel vous postulez.
• Un Curriculum Vitae (CV) détaillé ;
• Une lettre de motivation avec une prétention salariale datée et signée ;
• Trois (03) références professionnelles et trois (03) références académiques ;

Avis aux candidats

• En conformité avec sa politique du Genre, MCA Côte d’Ivoire encourage vivement les candidatures féminines ;
• Aucun frais ne sera versé au MCA Côte d’Ivoire ou à aucun de ses agents à aucun stade du processus de recrutement (frais de candidature, d’entretien, de traitement de dossier, ou autre) ;
• MCA Côte d’Ivoire garantit qu’aucune personne physique respectant les exigences des offres diffusées sur son site et paraissant dans d’autres canaux ne peut être injustement écartée d'une des étapes de la procédure de recrutement ;
• Seul(e)s les candidat(e)s, correspondant aux profils définis et présentant des documents valables et valides seront convoqué(e)s en entretien.

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