01 SECRÉTAIRE-CAISSIER(E)

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ONG LIKOLEH CÔTE D'IVOIRE

recrute

01 SECRÉTAIRE-CAISSIER(E)

 

Description du poste

ONG Likoleh Côte d’Ivoire

Localisation : Man
Type de Recrutement : Local
Type et Durée de contrat : CDD de 06 mois renouvelable
Date limite de dépôt des candidatures : 03 Septembre 2021
Supérieur Hiérarchique : Responsable Administratif et Financier
Prise de service : le plus rapidement possible et au plus tard le 06/09/2021
1. Présentation de l’organisation
L’ONG Likoleh Côte d’Ivoire a été fondée le 23 Avril 2014, ayant pour siège social à Man (Quartier CAFOP). Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine. Conformément à ces valeurs, l’ONG Likoleh Côte d’Ivoire met en œuvre et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles et la lutte contre la traite des personnes. L’ONG Likoleh Côte d’Ivoire est un employeur soucieux de l’égalité des sexes. Elle a pour objectifs :
- Consolider les liens entre voisines et voisins d’une même localité
- Promouvoir le développement socio-économique, en luttant contre la pauvreté
Dans le cadre de ses activités, l’ONG Likoleh Côte d’Ivoire recrute :
01 Secrétaire-Caissier(E)
Placé(e) sous la responsabilité du Responsable Administrative et Financière de Likoleh Côte d’Ivoire, le (la) secrétaire-caissier(e) devra tenir seul(e) avec compétences les tâches suivantes :
2. Objectif de la fonction
Assurer la tenue du secrétariat et la caisse de Likoleh Côte d’Ivoire.

Profil du poste

3. Domaines de résultats
3.1. Domaine de résultat 1 : Comme (rôle) de gestionnaire du secrétariat, pour Likoleh Côte d’Ivoire, le/la secrétaire-caissier (e) est chargé (e) de :
• Accueillir, introduire et orienter les visiteurs ;
• Appuyer la prise en charge des visiteurs et experts en mission.
• Assurer le standard téléphonique (réception/émission/transfert d’appels) ;
• Rédiger les PV des réunions de Likoleh Côte d’Ivoire à la demande ;
• Réaliser des lettres standards ;
• Dactylographier certains courriers/documents ;
• Assurer le lay-out des documents et présentations, et d’introduire des corrections dans des textes tout en respectant le courrier type/style de la maison
• Actualiser le carnet d’adresses/téléphones/mail de Likoleh Côte d’Ivoire;
• Assurer l’archivage des documents du secrétariat en papier et par le scannage;
• Collecter la documentation de façon proactive ;
• Envoyer mensuellement sur clef scans des contrats, avenants, marchés notifiés, conventions signées ;
• Organiser des copies et des reliures de dossiers et assurer leur circulation et leur confidentialité
• Gérer les e-mails d’intérêt générale ;
3.2. Domaine résultat 2 : Comme (rôle) gestionnaire du courrier entrant et sortant le/la secrétaire-caissier (e) est chargé (e) de :
• Traiter le standard courrier entrant : réception, enregistrement dans le registre, affectation aux responsables pour annotation, scannage, enregistrement dans le logiciel de gestion des courriers et envoi par mails/hard aux concernés ;
• Traiter les factures : réception, enregistrement dans le registre, affectation aux responsables pour annotation, scannage, classement électronique, transmission au RAF ;
• Traiter les courriers (contrat, demande de paiement, PV CRA,…) : réception, enregistrement dans le registre, affectation aux responsables pour annotation, scannage, classement électronique, constituer de toute la documentation liée au contrats et de faire la transmission à l’AT concernée ;
• Traiter les courriers sortants : rédaction des correspondances, saisie des documents, envoi à l’expéditeur pour correction et signature, scannage et envoi sous pli-fermé/par mail, de suivre les signataires ;
• Utiliser un support électronique pour l’archivage correct du courrier.
3.3. Domaine résultat 3 : Comme (rôle) d’appui dans la gestion des activités courantes le/la secrétaire-caissier (e) est en charge de :
• Gérer l’agenda des responsables et des cadres de Likoleh Côte d’Ivoire;
• Assurer la planification et le suivi des congés du personnel (demande d’absence, congés légaux,..)
3.4. Domaine résultat 4 : Comme rôle d’appui dans l’archivage des documents de l’intervention, le/la secrétaire-caissier (e) est en charge de :
• Appuyer l’archivage des dossiers de conventions (Accords d’Exécution et finances en phase de clôture) conformément à une check-list annexée (contrats, avenants, demande de tranches, rapports de suivi techniques et financiers, pièces justificatives,..) ;
• Appuyer l’archivage des dossiers des Marchés dans les supports numériques (logiciel d’achats) et en version hard (dossiers d’appel d’offres, demandes de renseignement et de prix, demandes de cotations, appel à manifestations, contrats, rapports, PV, etc…) ;
• Appuyer dans l’archivage de documents finaux sur les supports électroniques mis à disposition (serveur, disque dur externe, mails).
3.5. Domaine résultat 5 : Comme gestionnaire de la caisse et des tickets valeurs, le/la secrétaire-caissier (e) sera en charge de :
• Assurer la tenue de la caisse de menues dépenses de Likoleh Côte d’Ivoire;
• Assurer l’approvisionnement régulier de la caisse ;
• Vérifier avant tout paiement, la conformité et la fiabilité des pièces justificatives ;
• Assurer la liquidation des dépenses de caisse ;
• Tenir à jour les pièces comptables de caisse ;
• Tenir avec rigueur le brouillard de caisse de Likoleh Côte d’Ivoire;
• Participer au paiement des participants lors des activités ;
• Remplir les fiches de sortie pour les tickets valeurs
3.6. Domaine résultat 6 :Comme appuyeur dans l’organisation logistique des missions sur le terrain, ateliers et rencontres, le/la secrétaire-caissier (e) sera en charge de :
• Appuyer à la gestion des missions (réception TDR validé, édition d’OM, de demandes d’avance, puis transmission pour signature.) ;
• Utiliser de supports électroniques GM (gestion de missions) ;
• S’assurer de la réservation des salles/chambres d’hôtel des participants/pauses café et déjeuner (demande de pro-forma et établissement du bon de commande puis transmission pour signature) ;
• S’assurer de la disponibilité en salle de tous le nécessaire pour le bon déroulement des activités (vidéoprojecteur, multiprise, kit de formation, …) ;
• Appuyer le paiement de frais aux participants lors des activités séminaire/Atelier ;
• S’assurer que les termes de références et les rapports de missions sont remis avant la remise d’une nouvelle avance.
4. Profil requis
4.1. Expériences
• Etre titulaire d’un diplôme supérieur Bac+2, Assistanat de Direction, secrétariat ou bureautique, comptabilité, finance, économieou tout autre diplôme équivalent.
• Bénéficier d’une expérience d’au moins 1 an dans le domaine comptable et/ou la gestion financièreau sein d’un projet financé par un partenaire au développement, ou d’une structure humanitaire ;
• Avoir une expérience dans la gestion des espèces et petits achats de bureau ;
• Avoir une bonne connaissance de l’administration et des organisations non gouvernementales (ONG).
• Langues : Français,
• Connaissance des procédures bailleurs serait un plus

4.2. Compétences
• Capacités organisationnelles
• Avoir de bonnes connaissances dans la gestion et tenue de caisse ;
• Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques : Excel, Word, Outlook, Internet ;
• Aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d’initiative, de dynamisme et de proactivité ;

4.3. Qualités requises pour le poste
• Rigueur administrative, méthodologie
• Volonté d’apprendre, sens de l’initiative
• Honnêteté
• Diplomatie, ouverture d'esprit, tolérance
• Esprit d’équipe, sens de la collaboration
• Flexibilité, adaptation, résistance au stress, grande capacité de travail
• Être capable de travailler en équipe et montrer une grande disponibilité ;
• Pouvoir travailler en équipe pluridisciplinaire et multiculturelle et sous pression ;
• Être systématique dans le suivi et proactive dans la récupération des données pour en assurer le suivi ;
• Être précis, proactif, dynamique, flexible, communicatif, empathique… ;
• Avoir le sens de l’organisation, de la planification, d’initiative et une bonne capacité de feedback.
• Capacité de maintenir de bonnes relations de travail avec les prestataires, en s’assurant de préserver l’intégrité et la réputation de Likoleh Côte d’Ivoire;

Dossiers de candidature

5.1. Dossier de candidature
• Une Lettre de motivation adressée au Coordonnateur de l’ONG Likoleh;
• Un Curriculum Vitae détaillé et signé précisant les tâches et responsabilités des précédents emplois ou expériences pertinentes avec le poste (y préciser au moins 3 références professionnelles récentes)
• Photocopies des diplômes obtenus ;
• Photocopies des attestations de travail/ contrats de travaux en lien avec les expériences pertinentes (les originaux seront présentés à l’entretien) ;

5.2. Lieux de dépôt des dossiers de candidature :
• Bureau ONG Likoleh Côte d’Ivoire, Lot , quartier “CAFOP” Man, Tél : +225 27 33 79 0282
• Par courriel : [email protected]
• La présélection se fera sur la base de l’examen du dossier fourni.
• Les candidats présélectionnés seront invités pour un test écrit.
• Seuls les candidats ayant passé avec succès le test écrit seront invités pour un entretien individuel devant un jury.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.