ASSISTANTE DE DIRECTION BTP

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GROUPE S

recrute

ASSISTANTE DE DIRECTION BTP

 

Description du poste

Une entreprise spécialisée dans le BTP, la construction, l’immobilier recherche une Assistante de Direction.
Missions :
Rattachée au Directeur Général l’assistante sera chargée de :
? Gérer l’ordre du jour, le planning, le courrier et l’agenda du Directeur ;
? Organiser les réunions, et en réaliser les comptes rendus (réunions de la Direction) ;
? Prendre des rendez-vous, préparer, contrôler et fournir les documents nécessaires aux missions du Directeur ;
? Préparer les voyages à l’extérieur du Directeur ;
? Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l’établissement ;
? Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DES OFFRES ET DES MARCHES DE L’ENTREPRISE
? Présélectionner des offres pouvant correspondre aux compétences de l’entreprise et les transmettre au responsable (chef d’entreprise, conducteur de travaux…).
? Participer à la constitution administrative du dossier de réponse à la consultation (entreprise isolée, groupement conjoint ou solidaire : différentes pièces, procédures administratives …) sous le contrôle du responsable du dossier.
? Assurer le suivi administratif du dossier d’offre accepté jusqu’au démarrage des travaux (pièces, échéances…).
? Collecter en interne les informations permettant le suivi financier et administratif du chantier en liaison avec les différents services de l’entreprise.
? Traiter, c'est-à-dire diffuser ou enregistrer les données reçues.
? Suivre et clôturer, en accord avec le responsable du dossier, les chantiers administrativement et financièrement
? Gérer le classement et archivages des documents de suivi chantier
? Gérer les dossiers d'Appel d'Offres (via Excel et plateformes dédiées)
? Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du l’entreprise (annuaire, catalogues, prix…)
? Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ;
? Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations ;
? Servir d’appui ponctuel aux chargés de missions de la Direction Générale
? Assurer la gestion des commandes ;
? Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes de services, etc.)
? Organiser des déplacements professionnels

Profil du poste

La candidate doit :
• Avoir un Bac + 2 en assistanat de Direction ou universitaire ;
• Avoir au moins 5 ans d’expérience à un poste similaire ;
• Maîtriser la communication en français et anglais (bilingue) ;
• Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat en BTP
• Avoir une très bonne maîtrise des techniques bureautiques ;
• Avoir un savoir-faire opérationnel et une excellente expression orale et de bonnes capacités rédactionnelle ;
• Maîtriser les outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) ;
• Savoir utiliser les modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…) ;
• Avoir une capacité d’organisation et être polyvalente ;
• Être discrète et avoir le sens de la confidentialité ;
• Avoir une bonne présentation physique ;
• Avoir un forte capacité d’organisation, être rigoureuse et méthodique ;
• Être capable de résister au stress ;

Dossiers de candidature

Envoyez CV avec photo, lettre de motivation, diplôme, attestation de travail/ certificat de travail à  [email protected]   en précisant en objet « ASSISTANTE DE DIRECTION BTP »

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