Chargé(e) de la planification et de l’administration

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LA BAD 

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CHARGE(E) DE LA PLANIFICATION ET DE L’ADMINISTRATION

LA BANQUE  :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution de développement panafricaine qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (les High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique ont été définis, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE   :

La Vice-présidence des services institutionnels et des ressources humaines (CHVP) assure la fourniture de services institutionnels efficaces axés sur la personne et orientés vers les clients afin de garantir une efficacité globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le complexe est à l’avant-garde des efforts visant à garantir la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix et assure le leadership dans l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies de la Banque en ce qui concerne la gestion des personnes, les technologies de l’information, les services généraux et les achats institutionnels, les services linguistiques, la continuité des activités, ainsi que la santé et la sécurité.

LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE  :

Le Département des services de technologies de l’information (CHIS) a pour mission d’aligner la stratégie en matière de technologies de l’information sur la stratégie opérationnelle de la Banque afin de renforcer l’efficacité organisationnelle grâce à une utilisation optimale des systèmes d’information.

Sous la direction du Directeur des systèmes d’information de la Banque, CHIS a pour mandat de fournir les meilleurs services de technologies de l’information possibles au personnel de la Banque et de contribuer à l’obtention des résultats qui permettront à la Banque d’accomplir des progrès vers la réalisation de ses objectifs de réduction de la pauvreté en Afrique.

LE POSTE  :

Sous la direction du Spécialiste en chef de la gouvernance des Technologies de l’Information, de la gestion de programme, de l’architecture d’entreprise, de la planification et de l’administration, le/la Chargé(e) de la planification et de l’administration coordonne l’acquisition de biens et de services de informatiques, y compris l’acquisition des services de consultants et le recrutement de personnel. Il fournit également un appui aux fonctions de gestion des achats et des contrats, de planification et d’exécution du budget des TI et de traitement des paiements au sein du département des Technologies de l’Information, conformément aux règles, règlements et procédures de la Banque en matière de finances et de passation des marchés.

PRINCIPALES FONCTIONS  :

Sous la supervision et selon les orientations du Spécialiste en chef de la gouvernance des Technologies de l’Information, de la gestion de programme, de l’architecture d’entreprise, de la planification et de l’administration, le/la Chargé(e) de la planification et de l’administration assume les fonctions et responsabilités suivantes :

  1.   Gestion de l’acquisition de matériel informatique
    • Participer à la préparation des plans annuels de passation de marchés pour le département CHIS.
    • Identifier les besoins du Département dans les domaines des missions de consultants et des budgets relatifs à la mise en œuvre des différents contrats.
    • Entreprendre le recrutement de firmes et de consultants individuels, conformément aux politiques et règlements de la BAD en matière de passation de marchés.
    • Aider les chefs de projet et les chefs d’équipe dans la rédaction des termes de référence (TdR), le cas échéant.
    • Préparer les appels à manifestation d’intérêt et veiller à leur publication en temps voulu.
    • Préparer et lancer les demandes de propositions relatives au recrutement de consultants individuels et de firmes.
    • Assurer le suivi des processus de passation de marchés en cours et faciliter l’analyse et les réponses aux demandes d’éclaircissement en temps utile.
    • Coordonner l’évaluation des offres.
    • Donner des orientations et aider à la préparation des rapports d’évaluation conformément aux règles de la Banque.
    • Assurer l’approbation interne des rapports d’évaluation des marchés et des recommandations avant leur soumission à l’autorité d’approbation, conformément à la Matrice de délégation des pouvoirs de la Banque.
    • Fournir un appui à la préparation des contrats et assurer la liaison avec les experts juridiques pour toute orientation et clarification nécessaire.
    • Assurer la liaison avec d’autres unités, telles que le Département des achats, pour l’enregistrement des consultants/firmes et la résolution de tous les problèmes et conflits connexes.
    • Assurer le suivi et la gestion de tous les contrats signés avec les consultants individuels et les firmes.
    • Traiter et suivre les paiements des consultants individuels/firmes en fonction des livrables des contrats.
    • Coordonner l’évaluation de la performance des consultants individuels et des firmes.
    • Procéder au renouvellement des contrats.
    • Préparer des rapports sur l’acquisition des services de consultants, et répondre aux questions concernant la passation des marchés et les contrats, etc.
  2. Budget et finances
    • Participer à la préparation du budget annuel, y compris les dépenses d’équipement et les dépenses de fonctionnement.
    • Fournir une assistance et des informations à la direction de CHIS sur la gestion du budget.
    • Traiter et suivre les transactions de paiement et de budget dans SAP.
    • Apporter un appui à la tenue et à la diffusion des connaissances d’équipe développées par l’équipe de la planification et de l’administration.
    • Entretenir de bonnes relations avec les parties prenantes internes et externes de CHIS.
    • Contrôler et examiner les dépenses et porter les problèmes à l’attention de la direction.
    • Préparer l’engagement budgétaire de CHIS.
    • Aider au suivi de l’allocation budgétaire.
  3. Appui administratif
    • Apporter une assistance multiforme à l’équipe du département dans la mise en œuvre de son programme de travail.
    • Fournir un appui et travailler en collaboration avec les membres de l’équipe et d’autres personnes dans divers groupes de travail au sein du département/de la division.
    • Demeurer au fait du contenu des documents et rapports opérationnels, se tenir au courant des politiques et procédures de la Banque (par exemple le manuel de passation des marchés, le manuel de recrutement et la Matrice de délégation des pouvoirs) et des processus de travail.
    • Contribuer à la fourniture d’un appui logistique aux réunions et autres évènements visant à coordonner les activités liées au travail dans l’ensemble du département et des secteurs concernés de la Banque.
    • Soutenir la tenue et la diffusion des connaissances développées par l’équipe de la planification et de l’administration, prendre des notes lors des réunions et préparer les procès-verbaux tels que demandés.
    • Prodiguer des conseils sur l’affectation du personnel d’appui pour tenir compte des priorités, de la charge de travail et des délais ; participer au recrutement des membres du personnel local recrutés à titre temporaire en examinant les candidatures, en présélectionnant les candidats et en participant aux entretiens, en mettant à disposition des rapports pour la prise de décision, en rédigeant les termes de référence et en assurant le suivi de leur recrutement.
    • Produire des documents, des notes d’information, des rapports, des feuilles de calcul et des présentations et apporter son aide en cas de besoin.
  4. Autres tâches
    • Fournir un appui à la préparation du plan de travail de CHIS.
    • Travailler en étroite collaboration avec le Chargé de la gestion des programmes dans la coordination des activités du Comité de pilotage des systèmes d’information (ISSC). Ces activités comprennent l’aide à la préparation des documents des réunions, la rédaction des procès-verbaux pour référence, etc.
    • Accomplir d’autres tâches assignées par la direction de CHIS.

CRITÈRES DE SÉLECTION  (compétences, expérience, connaissances)

  1. Être titulaire au moins d’un Master 2/DEA/DESS en technologies de l’information, en informatique ou dans une discipline connexe.
  2. Avoir une connaissance approfondie et une expérience pratique des règles et procédures de la Banque en matière de gestion financière et de passation des marchés.
  3. Justifier d’un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente.
  4. Posséder des compétences en budgétisation et planification.
  5. Avoir une bonne connaissance des règles et règlements de la Banque en matière de gestion des fournisseurs et des achats.
  6. Avoir des connaissances sur le système SAP, notamment sur les modules passation des marchés et de finance.
  7. Tout certificat de formation SAP constituera un atout supplémentaire.
  8. Être axé sur les résultats.
  9. Faire montre d’honnêteté et de sensibilité à l’égard des besoins des clients.
  10. Être capable de communiquer aisément avec autrui.
  11. Avoir des compétences en matière de résolution de problèmes.
  12. Avoir le sens du service au client.
  13. Être capable de travailler sous pression avec un minimum de supervision, de définir des priorités dans le travail, de respecter des délais serrés et de collaborer avec les autres membres d’une équipe.
  14. Posséder d’excellentes compétences en communication écrite et orale.
  15. Être doté de solides aptitudes en matière de présentation.
  16. Jouir d’excellentes aptitudes interpersonnelles.
  17. Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit comme à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre langue.
  18. Maîtriser les logiciels courants utilisés à la Banque : Excel, Word, Power Point, etc.

 

CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.

 

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