ADMINISTRATIVE ASSOCIATE

FHI 360

recrute

ADMINISTRATIVE ASSOCIATE

 

Description du poste

Contexte
Family Health International (FHI360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l'amélioration des vies de façon durable par l'avancement de solutions intégrées.
Fondée en 1971, FHI360 est présente dans plus de 70 pays au monde et de tous les États et territoires des États-Unis. FHI360 intervient dans les domaines de la santé, de l'éducation, de la nutrition, de l'environnement, de l’économique et développement, de la recherche et technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement. En Côte d’Ivoire, FHI360 met son expérience au profit de la Santé des populations cibles à travers de projets axés sur la formation, la protection des personnes et la recherche.

Dans le cadre de la mise en œuvre de son Projet « Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) financé par le Plan présidentiel d’urgence pour la lutte contre le Sida (PEPFAR) à travers l'Agence des États-Unis pour le développement international (USAID). Family Health International (FHI 360) recherche des candidatures pour le poste de Secrétaire administrative

Description du poste
Le poste est caractérisé par une variété de soutien administrative au bureau qui nécessite pour se faire une connaissance des politiques organisationnelles et ministérielles afin de communiquer des informations concernant des programmes, des fonctions et des services. (Préparation de documents et de rapport, l’utilisation bureautique, la compilation des enregistrements l’organisation et le maintien des fichiers, la publication des informations, l’accueil, l’assistance aux différents projets, la distribution du courrier…)
Cette position peut également servir d’assistant principal d’un projet ou d’un département.

Le poste sera basé à Abidjan, Côte d'Ivoire. Les personnes dûment qualifiées vivant avec le VIH et / ou qui sont des représentants de populations clés touchées par le VIH sont également vivement encouragées à postuler.

Profil du poste

Rôle & Responsabilité :
• Accueillir les visiteurs, et autres partenaires et les orienter vers leurs points focaux
• Répondre au téléphone
• Enregistrer les courriers de départ et d’arriver et s’assurer de leur distribution
• Assurer le secrétariat du bureau et assister l’équipe
• Archiver les documents relatifs au secrétariat du bureau
• Préparer tous les courriers relatifs aux formations, ateliers et séminaires
• Envoyer toutes les informations administratives aux participants
• S’assurer de la disponibilité des kits pour les activités
• Gérer la salle de conférence, la bibliothèque
• Gérer l’agenda du Représentant de l’organisation
• Gérer les fournitures de bureau et les consommables informatiques (recueillir, traiter et classer toutes les demandes
• S’assurer de la conformité du matériel commandé et livré en présence du staff ayant l’expertise.
• Assurer la remise des chèques aux fournisseurs, gérer les produits d’entretien du bureau
• Fournir un soutien administratif au personnel pour les copies, télécopies et envoie à grande échelle.
• Mettre en place et maintenir des fichiers, préparer des rapports, présentations et graphiques, fournit aux employés les fournitures de bureau, effectue la saisie des données, relit et compile des rapports spéciaux.
• Fournir un support de réunion au (planification salle de conférence, coordination alimentaire, logistique)
• Prépare et tient à jour la documentation, les plans, les rapports, les horaires en fonction du support nécessaire.

Exigences minimales : Cursus scolaire/Expérience :
• Être titulaire d’un BTS secrétariat ou tout autre diplôme équivalent
• Avoir travaillé pendant au moins pendant 3 ans à un poste similaire
• L’expérience dans une ONG international serait un atout
• Avoir une bonne diction et capacité rédactionnelle en français
• Maîtriser l’outil informatique (Microsoft Word, Excel, Power Point, Outlook et Publisher) et bureautique
• Etre capable de travailler sous pression et d’atteindre les objectifs
• Avoir de bonnes dispositions interpersonnelles et une capacité prouvée à travailler en équipe
• Etre capable de mener de façon concomitante et avec efficacité, plusieurs tâches aux priorités variées
• Etre présentable être discret et avoir l’esprit d’initiative
• Savoir parler et écrire l’Anglais.
Cette description de poste résume les principales tâches du travail. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour effectuer ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat. La direction se réserve le droit d’examiner et de réviser ce document à tout moment.

Dossiers de candidature

COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE : Toutes les demandes doivent comprendre une lettre de motivation et un curriculum vitae comportant les noms et contacts de trois personnes de référence. Les dossiers de candidature, adressés à FHI 360, doivent avoir pour objet l’intitulé du poste et envoyer par courriel aux adresses suivantes : [email protected]   et [email protected] La date limite des dépôts de candidature est fixée au 17 Mars 2021 à 18 heures.

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